Horenso : Tingkatkan Komunikasi Minimalisir Kesalahan

Horenso : Tingkatkan Komunikasi Minimalisir Kesalahan
Images was Modified, Original Images by Martin Brochhaus
Pernah mengalami masalah pada pekerjaan yang hampir selesai, dan kamu menyadarinya bahwa masalah tersebut bukan merupakan masalah yang baru timbul,melainkan kesalahan dari pengerjaan awal ? Bila memang seperti itu, mungkin kamu harus berbenah dengan metode "Horenso" ini.

Apa Horenso itu?

 Horenso sendiri berasal dari bahasa Jepang dan bila diartikan adalah "Bayam" ,eitts bukan itu kok. Horenso Merupakan singkatan dari : (Hokoku , Renraku , Soudan) dan bila diartikan ke dalam bahasa indonesia yaitu : (Lapor , Komunikasi , Konsultasi). Istilah Horenso sendiri diciptakan oleh Tamazaki Yomoji pada tahun 1982, beliau merupakan mantan direktur Yamatana Security. Beliau mulai menggunakan istilah ini untuk menyebut Komunikasi efektif, dan istilah mulai tersebar di seluruh perusahaan Jepang melalui bukunya ”ほうれんそうが会社を強くする―報告・連絡・相談の経営学 単行本”　atau bila diartikan ke dalam bahasa indonesia yaitu "Horenso Memperkuat Perusahaan : Ilmu Tentang Melaporkan , Komunikasi ,dan Konsultasi).
Original Cover
 "Horenso" by Tamazaki Yomoji

Hokoku (Laporan)

Melaporkan setiap progress kepada atasan,sesuai dengan instruksi dan perintah atasan.Laporan anda dianggap berhasil apabila laporan tersebut bermanfaat bagi atasan.Dalam melapor, pastikan :
  •  Kegagalan/Masalah Laporkanlah terlebih dahulu karena atasan merupakan penanggung jawab poryek yang anda kerjakan.
  • Jangan pernah merahasiakan masalah.
  • Segeralah untuk melapor bila anda kurang yakin dengan yang akan anda kerjakan 
  • Mintalah waktu dan jangan menunggu, karena waktu yang anda gunakan untuk menunggu dapat anda gunakan untuk mengerjakan pekerjaan itu,sehingga akan berakibat molornya pekerjaan.
  • Misal, Jika pekerjaan di berikan dalam waktu 1 minggu/ 7 Hari kerja pada pertengahan waktu tersebut anda diwajibkan untuk melapor kepada atasan. Sediakan secara ringkas, uraikan dan dahulukan dari yang terpenting , pisahkan laporan yang berjenis objektif  dan subjektif. 
Bangunlah kebiasaan yang baik dengan melapor setiap hari , meskipun atasan anda sangat sibuk dan terakhir pilihlah cara terbaik dalam melapor misal melalui Telepon , Langsung , Sms , Whatsapp ,dll.

 Renraku (Komunikasi)

Renraku adalah komunikasi dalam rangka memberikan informasi yang singkat dan tepat dengan pihak terkait,dalam hal ini tanpa memnambahkan pendapat pribadi/opini pribadi. Siapapun dapat menjadi pemberi dan penerima informasi baik itu atasan maupun bawahan.

 Pakai Prinsip 5W3H dalam menghubungi.

  1. Who (Siapa  )
  2. What (Apa Masalahnya )
  3. Where (Dimana Tempatnya )
  4. When (Kapan Terjadinya )
  5. Why (Kenapa Bisa Terjadi  )
  6. How (Bagaimana bisa terjadi
  7. How Many ( Berapa Banyak)
  8. How Much (Berapa Rp )

Dalam menghubungi lakukan langkah-langkah penting berikut :

  • Selesaikan terlebih dahulu hal-hal darurat 
  • Jika pesan kurang jelas, ringkas dan urutkan dari yang terpenting.
  • Bila pesan dititipkan ke orang lain , pastikan anda memberikan ke orang yang tepat.
  • JIka pesan itu sangat penting, beritahukan kepada pihak lain yang berkaitan , contoh kasus : kecelakaan kerja

Sodan (Konsultasi)

 Soudan yaitu sewaktu anda bimbang dalam mengambil suatu keputusan atau tidak tahu tentang prosedurnya anda dapat mengkonsultasikannya dengan atasan maupun senior. Mengapa konsultasi itu penting? dikarenakan tidak semua pekerjaan dapat diselesaikan sorang diri atau dengan pemikiran sendiri. Konsultasi akan mempunyai manfaat apabila anda menginginkan suatu pendapat/nasihat dari yang lebih berpengalaman tentang tindakan yang anda kerjakan. Tidak itu saja, dengan konsultasi juga hubungan anda dengan atasan akan semakin baik.

Hal yang diperhatikan dalam berSodan yaitu :

  • Mintalah nasihat kepada orang lain bila anda mengahadapi jalan buntu atau tidak dapat menyelesaikan masalah,anda pun juga dapat meminta nasihat apabila anda kurang yakin dengan apa yang anda akan kerjakan.
  • Coba Pikirkan lah terlebih dahulu sebelum anda meminta nasihat.
  • Pastikan kamu sudah memiliki rujukan-rujukan atau fakta-fakta yang diperlukan sebelum meminta nasihat.
  • Mintalah nasihat kepada rekan kerja anda atau orang yang lebih berpengalaman. 

 

Rujukan

Ho-Ren-So - Wikipedia(EN) https://en.wikipedia.org/wiki/Ho-Ren-So
HORENSO – (REPORT, CONTACT AND CONSULT) - Japan Intercultural  http://www.japanintercultural.com/en/news/default.aspx?newsID=169

Comments

Post a Comment